6. METODOS DE PREPARACION DE PEDIDOS

INTRODUCCIÓN

La idea de desarrollar un pequeño trabajo sobre este punto, nació de la poca información disponible y de la poca importancia que muchas empresas le entregan a esta importante operación.
Cuando hablamos de picking corresponde a la preparación de pedidos, y consiste en seleccionar la mercancía de las estanterías para posteriormente conformar los envíos a los clientes. Entonces, picking es el conjunto de operaciones destinadas a extraer y acondicionar los productos solicitados por lo clientes y que se manifiestan a través de los pedidos.
Entonces podemos analizar que picking es todo el proceso de preparación de pedidos. Dicho de otra forma, es la recogida y combinación de cargas no unitarias que conforman el pedido de un cliente.

La preparación de pedidos trata de lograr:
1. La coordinación de las estanterías, carretillas, los métodos organizativos, la informática y las nuevas tecnologías para mejorar la productividad.
2. Realizar la tarea sin errores, con la calidad requerida por el cliente, podríamos decir que el picking tiene dos grandes objetivos: MÁXIMA CALIDAD con el MÍNIMO COSTO.
Pero para determinar si los objetivos se están logrando es necesario medir la gestión con índices o ratios. Según mucha literatura y estudios, es la actividad más costosa que se desarrolla dentro de un almacén. Incluye operaciones tales como: - desplazamientos de personal para buscar los productos y retornar a la zona de preparación de pedidos, - extracción de la mercancía solicitada de las posiciones pallets o de las estanterías, - devolución a estanterías de las unidades o envases sobrantes, - acondicionamiento del pedido (embalado y etiquetado), - control, etc. Habitualmente en Chile tiene, salvo alguna excepción, un bajo nivel de automatización aunque este escenario esta cambiando progresivamente. Representa, aproximadamente entre el 45% y el 75% del costo total de las operaciones de un almacén, dependiendo de una serie de factores que son importantes analizar. Obviamente considerando que la mayor cantidad de empresas en Chile son consideradas PYME el porcentaje en muchas de ellas puede llegar a ser mayor por la poca inversión y capacitación en este tema.
Fases Preparativos: Lo primero que debe hacerse es capturar los datos y lanzamiento de las órdenes clasificadas (por posición en el almacén) y luego preparar los elementos móviles (grúas, transpaletas, pallets, rolls, etc.), y de apoyo de manipulación para desarrollar las gestión del pickeo.
Recorridos: Los desplazamientos que se realizan de manera habitual son: - Desde la zona de operaciones hasta el punto de ubicación de la mercancía. - Desde el punto de ubicación al siguiente y asi sucesivamente - Regreso a la base de operación desde la ultima posición.
Extracción: Esta fase incluye: - Posicionamiento en altura, extracción, recuento, devolución del sobrante. - Ubicación sobre el elemento de transporte interno (traspaleta, pallet, etc.).
Verificación y acondicionado: Aquí podemos encontrar las siguientes operaciones: - Control, embalaje, acondicionado en cajas u otros contenedores, precintado, pesaje y etiquetado - Traslado a zona de expedición o despacho y clasificación por transportista, destino, etc. - Elaboración del parking o Lista de Empaque para el transportista (esto también sirve para confeccionar la Guía de Despacho). Esta descripción de acciones varía en función de los medios técnicos empleados y del método organizativo que se utilice.
Principios del picking
Operatividad: Se trata de alcanzar la máxima productividad del personal y el adecuado aprovechamiento de las instalaciones (estanterías, transpaletas, informática, etc.) Dichos principios son básicamente tres:
1. Minimización de recorridos con una adecuada zonificación ABC (segmentación) de líneas de pedido - Mínimas manipulaciones conciliando las unidades de compra y de distribución - La coordinación de las estanterías, grúas, transpaletas, etc. - Los métodos organizativos, la informática y las nuevas tecnologías para mejorar la productividad Calidad de servicio al cliente: Se concreta en los siguientes puntos: 1. Rotación del stock controlando algún sistema de almacenamiento y entrega, tales como, FIFO (first in first out), LIFO (last in first out) o FEFO (first expired first out).
2. Posibilidad de recuento e inventario permanente.
3. Información en tiempo real.
4. Cero errores Variables del Picking Tal como dijimos al principio, el picking es una actividad sobre la que apenas hay literatura sistematizada. Por tanto hacer algún trabajo es complejo.
Esta operación de Picking es cambiante dependiendo de las empresas y puede resultar muy complicado. No obstante a continuación señalaremos algunas pautas de análisis, unidas a recomendaciones, que ayuden a posicionarse en dicho tema y a mejorar en cada empresa.
Entre otras variables, el volumen y la complejidad del picking dependen de: - Dimensiones del producto: unidades, cajas, pallets, atados, bultos, bobinas, etc. - Números de referencia en stock y en ventas - Numero de pedidos al día y su evolución: mensual y anual - Numero de líneas de pedido al día y por cada pedido y evolución: mensual y anual - Lay – out del almacén - Zonificación o segmentación del almacén - Utilización de tecnología: radiofrecuencia, códigos de barras, picking to Light, sistemas de voz. - Sistemas de almacenamiento: mercancía a operario u operario a mercancía - Sistemas de extracción unitaria o agregada de pedidos En síntesis y llevando lo hablado a una tabla tendríamos lo siguiente: Volumen de Picking - el tipo de producto - unidad de carga en producción y en ventas - numero y complejidad de los pedidos - longitud de pasillos y altura de estanterías o racks - niveles de stock Almacén - diseño del almacén (lay out) - elementos de almacenamiento Medios materiales - Grúas horquillas - Transpaletas - Racks dinámicos Métodos operativos - mercancía al operario / operario a mercancía - Zonificación y organización ABC - Sistemas de extracción Informática - Gestión de ubicaciones - Radiofrecuencia - Códigos de barra La idea fundamental de este trabajo fue dar a conocer aspectos operativos y entregar posibilidades de mejora en un tema que no es muy abordado y tiene una importancia relevante en la gestión de la Logística de Distribución.

1.1.COSTOS DE ALMACENAMIENTO
La finalidad del almacenamiento es prolongar la duración de un producto agrícola hasta que llega al consumidor. En el casos de los productos alimenticios básicos, el almacenamiento a largo plazo es, naturalmente, indispensable. Aunque el periodo de recolección podría durar solo pocos meses, el producto básico tiene que consumirse durante todo el año. Del almacenamiento puede encargarse tanto el agricultor como el comerciante o el consumidor. Si se trata de productos más deteriorables, el almacenamiento puede servir para prolongar lo que mucha frecuencia es un periodo de duración muy breve. No obstante, es solo viable cuando el producto puede venderse después de almacenado a un precio mayor que el que tenia al depositar en el almacén, con una diferencia que cubra totalmente los gastos de almacenamiento, y que ofrezcan además un incentivo que compense el riesgo de unas posible perdida.
Los gastos de almacenamiento pueden clasificarse en cuatro categorías:
-Gastos relacionados con la explotación física de los almacenes, es decir el otro real por kilogramo que habrá que pagar para depositar el producto en el almacén o en el frigorífico. Estos gastos se componen de factores tales como la depreciación de los locales, los costos de seguridad, de electricidad, y de mantenimiento, así como de otros servicios.
-Los costos relacionados con el mantenimiento de la calidad del producto mientras este almacenado, como por ejemplo, el de los productos químicos.
-Los gastos relacionados con las perdidas de calidad y de cantidad mientras el producto permanece almacenado.
-El dinero que cuesta al propietario mantener el producto agrícola en el almacén.
De los gastos de almacenamiento, el más importante es el aprovechamiento de su capacidad. Cuando un almacen es utilizado con frecuencia, y se aprovecha plenamente su capacidad, el costo por unidad almacenada será bajo mientras que si permanece vacio durante mucho tiempo, los gastos serán elevados.
Cuando se utilicen instalaciones comerciales de almacenamiento, será relativamente fácil calcular los gastos que tendrá que sufragar el comerciante, ya que se le facturara a razón de kilogramo/día, caja/semana o tonelada/mes. Se podrá calcular el costo por kilogramos durante el periodo que el producto agrícola permanece en el almacén.
Cuando el comerciante alquile un almacén completo y meta o saque el producto, habrá que tener una idea de número medio de contenedores/kilogramos que permanecen en el almacén durante el periodo de alquiler.
Mas adelante daremos un ejemplo de este calculo.
El producto, mientras esta almacenado, suele sufrir perdidas cuantitativas. Estas perdidas pueden preverse (por ejemplo, en el caso de cereales que se dejan secar para almacenarlos mejor) o ser accidentales debidas a un mal almacenamiento. Tratándose de productos agrícolas frescos, es casi inevitable que sufran alguna perdida cuantitativa, por muy bien que se haya almacenado.
EJEMPLO:
COMO SE CALCULAN LOS COSTOS DE ALMACENAMIENTO.
Supongamos que se alquila un almacén durante 120 días al año, por un costo total de 600 US con un contenido medio ponderado de 250 sacos de papa.
600US/120dias =5,00US al día.
5US/250sacos =0,02 US por saco al día.
Se podría no tener en cuenta el hecho de que la permanencia en el almacén de un producto agrícola supone gasto de dinero para el comerciante, pero procediendo así, se daría una idea totalmente inexacta del costo de comercialización.
En el siguiente ejemplo se da un calculo realista del costo de almacenamiento incluyendo gastos adicionales, como los intereses bancarios, en el se supone que no ha existido perdidas. No obstante durante un periodo de almacenamiento de cuatro meses se producirá ciertamente algunas perdidas que tendrán que incluirse en los cálculos.
COMO SE CALCULAN LOS COSTOS DE ALMACENAMIENTO EN FUNCION DEL TIEMPO.
Supongamos que un comerciante compra papas al precio de 10US por saco, y que las deja almacenadas durante cuatro meses. Para ello a tenido que recibir un préstamo de dinero, con un interés del 12% al año. El costo de los intereses bancarios serán entonces:
10US*0,04(12% p.a. durante 4 meses) =0,40 US por saco.
El calculo realista del costo por saco del almacenamiento será entonces:
Precio del almacenamiento durante 120 días a 0,02US al día =2,40 US interés de 0,40US por saco es igual a 0,40US.
Costo total por saco: 2,80US.

1.2.PALETIZACION
La paletizacion se refiere a la agrupación de productos en sus respectivos sistemas de empaque y/o embalaje sobre una estiba, debidamente asegurado con esquineros, zunchos, grapas o películas envolventes de tal manera que se puedan manipular, almacenar y transportar de forma segura como una sola “unidad de cargas”.

ESTIBA
Se define como estiba el arte de colocar la carga a bordo para ser transportada con un máximo de seguridad para el buque y su tripulación, ocupando el mínimo espacio posible, evitando averías en la misma y reduciendo al mínimo las demoras en el puerto de descarga. De aquí que se puedan identificar como objetivos de toda buena estiba los siguientes:


Porta contenedor cargando en Copenhague.

1. Proteger al buque y a su tripulación de daños y averías.


2. Aprovechar al máximo el volumen del buque para poder cargar el máximo de carga.


3. Proteger la carga de daños o averías.


4. Hacer la estiba de forma que las operaciones portuarias sean lo más rápidas posibles


5. Programar la estiba de forma que la carga esté colocada por orden de la rotación del viaje y pueda ser descargada sin demoras ni remociones.

Por lo tanto hay que considerar dos elementos básicos:

PALLETS / PALETAS
•De acuerdo con las recomendaciones ISO 445:1965 (EFR), sobre terminología relacionada con las paletas, un paleto paleta, es “una plataforma de carga que consiste básicamente de dos bases separadas entre sípor soportes, o una base única apoyada sobre patas de una altura suficiente para permitir su manipuleo por medio de camiones de montacargas.

CARACTERÍSTICAS DEL PALLET
Resistencia al maltrato y a daños accidentales. Capacidad de sostener la carga sin flexionarse demasiado resistir manipuleo y almacenamiento sin fracturarse

1.3 UNITARIZACION
El concepto de unidad de carga significa el agrupamiento (groupage) de uno o más ítems de carga general, que se movilizan como unidad indivisible de carga,
•La paletización y la contenerización constituyen las modalidades más comunes de unitarización de la carga.

La unitarización en paletas que representa uno de los primeros intentos de unitarización de la carga, consiste en colocar o anclar un cargamento sobre una plataforma construida con diversos materiales. En una cotización exwork (EXW), los costos son asumidos por el comprador
La unitarización en paletas que representa uno de los primeros intentos de unitarización de la carga, consiste en colocar o anclar un cargamento sobre una plataforma construida con diversos materiales. En una cotización exwork (EXW), los costos son asumidos por el comprador.

1.4 CONTENERIZACION
Algunos tipos de contenedores

Cerrado ("Box"). El de más utilizado. Dotado de puertas en la parte posterior, se carga a través de ellas con ayuda de carretillas o transpaletas.

Plataforma ("flat"). Cuando por sus características geométricas la mercancía a transportar no encaja en ninguno de los casos anteriores, se utilizan contenedores abiertos que consisten en plataformas con mamparos abatibles en los testeros.

De costado abierto ("open side"). Cuando la mercancía a cargar, a causa de su longitud, resulta de difícil manipulación por la puerta posterior, se utilizan contenedores abiertos por el costado para facilitar la operación. - De techo abierto ("open top"). Cuando el volumen de la mercancía hace difícil el manejo a través de las puertas o del costado, se utilizan contenedores abiertos por el techo para poder cargar con grúas.

- Cisterna ("tank"). Consta de una cisterna sujeta por una estructura de soporte dotadas de los accesorios necesarios (cantoneras de esquina, etc.), para poder ser trincado con los anclajes de la superficie de apoyo en los vehículos. - Isotermo. Construido con materiales aislantes que limitan el paso de calor entre el interior y el exterior.

- Frigorífico ("reefer"). Contenedor isotermo que, con ayuda de un dispositivo de producción de frío, permite reducir la temperatura y mantenerla.

- Calorífico. Contenedor isotermo que, con ayuda de un sistema de calefacción, permite elevar la temperatura y mantenerla. - De temperatura controlada. Contenedor de alguno de los tipos anteriores que además está dotado de sistemas de control y registro de temperatura y humedad. - Plegable. Sus elementos pueden plegarse para el transporte en vacío. - Granel. Contenedor destinado a la carga a granel, con aberturas en el techo para ser cargados mediante tolvas, y puerta abatible para vaciarlo mediante un volquete.